Hybride Meetings als Chance für Organisatoren und Umwelt?
Veranstaltungen wie das Europäische Forum Alpbach zeigen, dass Hybride Meetings – also teils mit online-Gästen, teils mit realen Gästen vor Ort – Veranstaltern helfen können, Veranstaltungen trotz Beschränkungen als Green Meeting durchzuführen und dabei sogar umweltfreundlicher zu werden.
Das Europäische Forums Alpbach (EFA) musste wegen Covid-19 im Sommer 2020 hybrid stattfinden. „Hybrid“ deshalb, weil einige Gäste vor Ort anreisten und andere online mitdiskutierten. Die Organisatoren versuchten trotzdem, wie in den letzten Jahren, den Umweltzeichen-Kriterien für „Green Meetings“ zu entsprechen.
Organisatorische Herausfoderungen
Mehr als 5000 TeilnehmerInnen aus 134 Ländern nahmen teil, die meisten diesmal aber leider nur online. Damit haben sich am diesjährigen Forum etwa gleich viele Personen beteiligt wie im Jahr zuvor. Mehr als 300 Sessions mit über 600 SprecherInnen wurden aus 23 Ländern der Welt in die Onlinekonferenz gestreamt. Thematisch stand dabei neben Maßnahmen zur Beseitigung der Auswirkungen der Corona-Krise vor allem die Stärkung der internationalen Zusammenarbeit im Mittelpunkt.
Insgesamt waren also viel weniger Gäste in Alpbach selbst. Damit verursachten diese auch weniger Flüge und weniger Müll.
Aus ökologischer Sicht ist das ein großer Erfolg. Man sollte aber nicht vergessen, wofür das Forum steht und das ist der direkte Austausch von Menschen aus aller Welt- Wissenschaftler, Politiker, Studenten, alt und jung, die sich in ungezwungenem Rahmen gegenseitig inspirieren.
Will man diesen Austausch digital auch nur annähernd abbilden, ist das eine nicht unbeträchtliche Herausforderung an Organisation und Technik. Die Expertinnen und Experten des Congresscenter und das Organisationsteam des Forum haben diese Mammutaufgabe ausgesprochen gut bewältigt aber die Erfahrungen vielen Hybrider Veranstaltungen zeigen, dass der Organisationsaufwand und die Organisationskosten für eine gelungen Hybrdiveranstaltung in der Regel nicht geringer sind als bei Präsenzveranstaltungen.
Mobilität und CO2
Nur rund 700 Personen konnten persönlich am Forum 2020 teilnehmen. Die meisten Gäste vor Ort in Alpbach kamen aus Österreich, außerdem waren Gäste aus dem europäischen Ausland gekommen. Vor allem die meisten Gäste aus Übersee fehlten vor Ort und konnten vielfach nur online teilnehmen. Dadurch fanden natürlich viel weniger Flüge statt, wodurch der CO2-Ausstoß deutlich geringer wurde.
Müllanfall
Was Michael Strehle vom Forum Alpbach am meisten überraschte, war der massive Wegfall von Müll: „Das Müllaufkommen vor Ort durch die Veranstaltung betrug nur 20%. Vor allem der Wegfall von Papiermüll war gewaltig. Die Evaluierung ist noch nicht ganz fertig, aber der Papiermüll könnte nur 5% des Üblichen ausgemacht haben. Das liegt vor allem daran, dass unsere Partner – auch Medienpartner - viel weniger Informationsmaterial ausgelegt haben.“
Stromverbrauch annähernd gleich
Was annähernd gleich blieb, war der Stromverbrauch. Das ist auch logisch, denn auch weniger Gäste vor Ort benötigen Licht und Wärme. Hier ist also kaum Einsparungspotential zu erwarten bei einer Umstellung auf hybride Veranstaltungen. Dazu kommt das Streamen, das das Kongresscenter selbst nicht sehr belastete, das aber global gesehen enorme Auswirkungen hat.
Catering im Homeoffice schwer zu steuern
Bei einer typischen Präsenzveranstaltung hat das Catering oft eine ganz zentrale Funktion als Möglichkeit zum persönlichen ungezwungenen Austausch und vor allem auch, um mit vielen kleinen Details wie regionalen, saisonalen, biologischen und vegetarischen Spezialitäten zu zeigen, wie wichtig, den Green Meetings Organisatoren das Thema Nachhaltigkeit ist.
„Natürlich ist es für uns schwierig zu steuern, was die Leute im Homeoffice zu sich nehmen. Wir selbst vom EFA engagieren Caterer, die sich an die Kriterien eines „Green Meetings“ halten,“ betont Michael Strehle.
Für die Präsenzteilnehmerinnen und Teilnehmer bei Hybridveranstaltungen können alle Möglichkeiten eines Green Catering genutzt werden. Für die Online Teilnehmenden bieten sich primär Appelle und motivierende Anregungen und Tipps für eine nachhaltige kulinarische Pause an. Bei kleineren oder besonders hochwertigen Veranstaltungen könnte man beispielsweise aber auch vorab den Teilnehmenden nachhaltige "Lunchpakete" oder Ähnliches zusenden oder auf andere Art zur Verfügung stellen.
Es scheint also so, als würde Covid-19 durch hybride Veranstaltungsformen, die das Virus erzwingt, immerhin Meetings in einigen Aspekten nachhaltiger machen. Strehle meint abschließend, dass man sich bei Veranstaltungen künftig am EFA 2020 orientieren könne, um Wege zu finden, „Green Meetings“ einfacher möglich zu machen.
Autorin: Karin Chladek